1 - PRINCÍPIOS FUNDAMENTAIS

•» A contabilidade em ordem é instrumento gerencial indispensável à apuração dos resultados da empresa, fator primordial para um crescimento sadio. A dinâmica da economia globalizada exige adequados controles das atividades operacionais e a CONTABILIDADE é vital para avaliação e planejamento de desempenho empresarial.

•» O Regulamento do Imposto de Renda, Decreto 3.000/1999, o Regulamento da Previdência Social, Decreto 3.048/1999 e o Código Civil Brasileiro, Lei 10.406/2002 no seu Artigo 1.179 determinam que as empresas em geral devem manter registros contábeis regulares, suportados em DOCUMENTAÇÃO HÁBIL E IDÔNEA, COINCIDENTE EM DATAS E VALORES.

•» A legislação vigente prevê obrigatoriedade de apuração de resultados e BALANÇO TRIMESTRAL e pagamento dos tributos sobre o balanço trimestralmente.

•» Além do regime do lucro Real Trimestral a legislação oferece a opção de Lucro Real Estimado com pagamento mensal dos tributos (IRPJ e CSLL) e apuração anual dos resultados.

•» Este regime permite a redução ou suspensão do pagamento dos tributos, quando houver excesso de recolhimento em relação ao Lucro Mensal apurado em Contabilidade Regular.

•» Existe ainda a opção pelo LUCRO PRESUMIDO com pagamento trimestral dos tributos (IRPJ e CSLL).

•» Para que seja feita a opção correta e mais econômica para a empresa é obrigatória a manutenção de CONTABILIDADE REGULAR E EM ORDEM.

•» Assim, a manutenção de uma CONTABILIDADE REGULAR E EM ORDEM, não somente é uma obrigação legal, bem como indispensável para a apuração dos resultados e pagamento dos tributos devidos dentro dos prazos fixados, alem de permitir às empresas outras vantagens (item 2).

•» Portanto, necessário se faz uma escrituração contábil regular e em ordem, pois é certo que fiscalizações sempre ocorrerão.

•» Para que possamos alcançar nossos objetivos de apresentar uma contabilidade dentro da mais absoluta ordem, necessitamos da indispensável cooperação de nossos clientes, no sentido da observância das regras constantes nesta Norma de Serviço.

2 - AÇÕES E MEDIDAS PARA AS QUAIS A CONTABILIDADE É INDISPENSÁVEL

•» Obter crédito ou financiamento em instituições financeiras, que exijam a apresentação de balanços patrimoniais, calcados em escrita contábil regular.

•» Comprovar as retiradas “Pro-Labore” de seus sócios, para fins de obtenção de financiamento para aquisição de casa própria.

•» Requerer concordata, preventiva ou suspensiva, por insolência financeira, ainda que momentânea.

•» Defender-se ou apresentar provas, perante os Fiscos Federal, Estadual e Municipal, que não dispensam a apresentação da escrita contábil regular.

•» Comprovar a legitimidade do crédito, em caso de impugnações de habilitações feitas em concordatas preventivas ou falências.

•» Evitar que seja considerada fraudulenta a própria falência, confessada ou requerida, e sujeitos seus dirigentes ou titular às penalidades previstas da Lei de Falência.

•» Provarem em juízo a situação patrimonial, nas questões judiciais que possam surgir com herdeiros ou sucessores de sócios falecidos.

•» Provar, cabalmente, contra sócios dissidentes, na partilha de seus direitos, a real situação patrimonial da empresa, na ocasião do litígio.

•» Comprovar contra terceiros, seus créditos que não estejam documentados pôr títulos de crédito autônomos que comportem ação executiva, tais como duplicatas, notas promissórias e letras de câmbio.

•» Apresentar contestação de reclamação trabalhista de seus empregados se as provas a serem apresentadas dependerem da perícia contábil.

•» Questionar ou comprovar em juízo, em matéria cujas provas dependam da perícia contábil, a questão, nessa parte, poderá estar perdida para a empresa sem escrita contábil regular.

3 - BOLETIM DE CAIXA

•» Todas as empresas poderão escriturar o BOLETIM DE CAIXA, (veja planilha) para registro das pequenas despesas, sendo que, de acordo com o número de documentos, a escrituração poderá ser feita diariamente ou em períodos: semanais, decenais, quinzenais ou mensais.

•» Os cheques destinados a suprimento de caixa deverão conter esta indicação na sua cópia.

4 - EMISSÃO DE CHEQUE

•» Recomenda-se que todos os cheques sejam emitidos nominativos e cruzados, exceto aqueles destinados a suprimento de caixa e pagamentos de empregados; no verso de cada cheque deverá ser declarada a sua finalidade.

•» Todo cheque emitido deverá sê-lo com cópia de cheque e indicação clara e analítica dos compromissos pagos. A cópia de cheque é documento indispensável para contabilização das contas pagas. Os comprovantes pagos deverão obrigatoriamente ser anexados as cópias de cheque, sendo que quando se trata de tributo, deverá ser anexado xerox da guia paga.

•» A existência de comprovante hábil e idôneo, coincidente em datas e valores é condição indispensável, exigida pelo RIR/1999 (Decreto 3000/1999) e a falta de tais comprovantes, tem sido um dos itens com maior incidência de multas aplicadas pela Receita Federal.

•» Portanto, deverão ser enviadas sempre, as emissões de cheques com o necessário comprovante.

5 - CONTAS BANCÁRIAS, EXTRATOS E DOCUMENTOS

•» Todas as empresas, inclusive as microempresas, deverão ter conta bancária em seu nome, com o seu CNPJ, sendo proibida a utilização da conta empresa para o pagamento de contas particulares dos sócios e vice-versa.

•» Todos os cheques deverão ter sua respectiva cópia, à qual será(ão) anexado(s) o(s) comprovante(s) da(s) obrigação(ões) paga(s).

•» Os depósitos efetuados deverão ser anexados à cópia ou via do documento que gerou a receita (nota fiscal de venda à vista, duplicata de clientes, etc.).

•» Depósito sem comprovação da receita são considerados pela legislação, como receita omitida, sujeitando-se as severas penalidades para a empresa e para os sócios.

•» Aos avisos bancários referentes à cobranças e/ou descontos, deverão ser anexadas as respectivas cópias das duplicatas pagas pêlos clientes.

•» Os extratos BANCÁRIOS de todas as contas mantidas pela empresa são INDISPENSÁVEIS, para a contabilização e conciliação das respectivas operações.

•» Após o encerramento do mês, todos os documentos bancários (cópia de cheques, depósitos, avisos de débito e/ou crédito, etc.) deverão ser ordenados por conta, colocados em ordem de data e juntados ao EXTRATO DA RESPECTIVA CONTA CORRENTE, a assim, EM ABSOLUTA ORDEM, serão enviados à LGN ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL até o dia 10 do mês seguinte.

•» A ausência do extrato de conta corrente implica na paralisação dos serviços contábeis até sua chegada.

•» Igualmente são indispensáveis à contabilidade os avisos e extratos mensais das aplicações financeiras, qualquer que seja o seu tipo.

•» Destaque-se ainda que a documentação bancária é aquela que apresenta maior índice de problemas, pois geralmente nos é enviada incompleta e com elevados atrasos, dificultando sobremaneira os serviços contábeis.

•» Acrescente-se ainda, que a falta de documentação HÁBIL e IDÔNEA coincidente em datas e valores bem como a OMISSÃO DE RECEITAS ou a DISTRIBUIÇÃO DIFARÇADA DE LUCROS, poderão acarretar a desclassificação da Contabilidade e a tributação pelo LUCRO ARBITRADO, o que seria desastroso para a empresa e seus negócios.

•» É de fundamental importância que todos os documentos enviados para a contabilidade estejam dentro do principio da competência, isto significa dizer que todo o volume de documentos em controles internos da empresa de contas a pagar, obrigatoriamente será enviado para a LGN ORGANIZAÇÃO CONTÁBIL (copia e ou 1º via do documento) respeitando-se a data de emissão do documento e ou ainda a data de conhecimento da obrigação de pagar qualquer conta que seja, desta forma a contabilidade processa as informações respeitando a real situação do seu fluxo financeiro a fim de elaborar todos os relatórios para o gerenciamento de seu negocio, este procedimento é útil ainda para a verificação de possíveis retenções de impostos de renda, impostos sobre serviços e ou contribuição previdenciária.

6 - ESTOQUE/ATIVO IMOBILIZADO/PROVISÕES

•» Todas as empresas deverão manter CONTROLE DE ESTOQUE MENSAL, enviando-nos a posição do mesmo em todo final de mês, até o dia 10 do mês seguinte, pois a posição do inventário é indispensável para a apuração do resultado mensal, sendo a contabilização e escrituração do registro de Inventário obrigatória.

•» A depreciação dos bens do ativo permanente é feito mensalmente, além das provisões legais de férias e 13º salário, que também são obrigatórias para a apuração do resultado mensal.

7 - RECOMENDAÇÕES GERAIS

•» A apuração de BALANÇO PATRIMONIAL TRIMESTRAL E DOS RESULTADOS e conseqüente tributação (Contribuição Social do Imposto de Renda Jurídica), deve ser feita com a aplicação de todas as normas de rotinas de encerramento de balanço, que passa a ser trimestral, tudo isso, calçado em CONTABILIDADE REGULAR e documentação hábil e idônea, coincidente de datas e valores.

•» Assim sendo, para atendermos às obrigações Legais/Fiscais e alcançarmos o nível de eficiência e rapidez necessário, indispensável se faz que as empresas/clientes colaborem efetiva e decisivamente com o processo, observando rigorosamente as presentes instruções e prazos.